近年、日本のオフィスは様変わりしてきました。昔とは違って作業効率をいかに上げるかや、社員の居心地の良さや企業イメージに合ったオフィス作りに力を入れる時代になってきたのです。

中にはこれからオフィスを移転したり、オフィスを新たに立ち上げようと計画している方もいるでしょう。この記事では、オフィスレイアウトを始める前に必要な4つの計画を紹介します。

オフィスレイアウトに求めるもの

重要なのはオフィスレイアウトを始めるのはなぜか？なぜ今までのレイアウトではいけないのか？新しいレイアウトにしたらどこがどのように変わるのかを、社員全員で考える必要があります。

なぜならば、せっかくオフィスレイアウトをしたのに、社員が使いにくいレイアウトに変わってしまったのでは意味がないからです。なのでまずは古いオフィスは何が不便だったのか、新しいオフィスに何を求めるのかを皆で考えます。

おすすめなのは社員にヒアリングを行うことです。ヒアリングをすればどこが不便でどうしたら良いのかが見えてくるのです。ヒアリングが終わったら検討会を行うと良いですね。

オフィスレイアウトの前に必要な計画は4つ！

オフィスレイアウトについて社員にヒアリングを行ったら、いよいよオフィスレイアウトについて本格的に計画を立てます。このときに必要な計画はたった4つ！それぞれを説明していきます。

オフィスレイアウト前にゾーニング計画を行う

一番最初に行うのは「ゾーニング計画」です。ゾーニングとは、どこをどんなゾーンにするのかを計画することです。オフィスを平面図にしてゾーンを区切って位置取りをしていきます。

どのようなゾーニングにするかは企業や業務の内容によって変わります。ゾーニングを行うことで機能的な環境に変えることができます。例えば水回りに従業員の休憩スペースや来客用の部屋を持ってくる。

すると給仕がしやすかったり、食事やお茶を飲むときに短時間でできます。プログラミングなど機密情報を取り扱うならば、セキュリティが高い場所に持っていくなども重要です。

会社全体で話し合いをしながら、活動しやすいオフィスレイアウトのゾーニング計画を行います。

オフィスレイアウト前に必要な機能をリスト化する

一般的にオフィスに必要な機能をリスト化して、オフィスの広さとレイアウトを決めていきます。一般的な企業の場合は最低限の機能として以下の機能があげられます。

・作業スペース
・会議スペース
・エントランス
・リフレッシュスペース
・ロッカー
・給湯スペース

共有部分としてはこの他に、コピー機やFAXを設置しているスペースや、書類や資料を収納するスペースも必要です。もちろんこれ以外にも社長室などの役員室や応接室が必要なら付け足します。

リスト化することによって、どこに何があれば便利なのかや、どこのどの部署を持っていけば効率が良いかがハッキリわかるのです。

オフィスレイアウト前に動線計画を行う

オフィスの中に所狭しと様々なスペースがあれば良いかというとそうではありません。重要なのが動線計画です。動線とは人が動く線のことです。オフィスの中を移動するときのスペースですね。

動線は狭いと通りにくくて移動するのに時間がかかります。特に椅子の後ろに動線を持ってくるときには、幅を広くとった方が効率が良いです。中にはキャビネットとデスクの間に動線があるケースもありますよね。

この場合も広く動線を確保します。さらに動線は広ければ良いというわけではなく、ゾーンによって変えていかなくてはなりません。実は意外と動線の確保や計画は難しいものです。

できればレイアウトを依頼する業者に相談しながら決めていくと良いでしょう。

オフィスレイアウト前にオフィス家具の寸法チェックを行う

最後に必要なのがオフィス家具の寸法や形をチェックすることです。オフィス家具を目で見た段階では入ると思っても、実際に設置してみるとサイズや形が合わないこともあるからです。

オフィスの広さやスペースに合う「形」「色」「サイズ」をしっかりとチェックして、正しい寸法で図面に入れてみましょう。

寸法さえしっかりとわかっていれば、部署や作業内容によってデスクのレイアウトが計画しやすくなります。正確な寸法を知りたい場合はネットカタログなどをチェックしましょう。

どのくらいの大きさになるのかを、イメージしやすく掲載しているので非常におすすめです。

全員が納得する計画を立てて理想的なオフィスレイアウト計画を実施

オフィスレイアウトで重要な計画のポイントは4つありましたが、どの計画を立てるにも社員の声を聞いて、皆が納得するレイアウト計画を立てなければなりません。

もちろん予算の都合もあるかもしれないので、一概に社員の意見だけを通すこともできませんが、双方が譲歩しながらできるだけ理想的なオフィスレイアウトができるよう計画しましょう。

この記事では、オフィスレイアウトを行う前の計画の立て方を、4つのポイントに分けて紹介しました。

入念な計画を立てて理想的な環境を手に入れたいと考えている方が、この記事を参考にしていただけると幸いです。