何らかの都合でオフィス移転をしなければならない場合、実はいくつかの手続きが必要になります。

例えば、個人で引っ越しをする際、転居届や転入届を役所に提出しますが、これと同じようなことをオフィス移転でも行います。オフィス移転では必要とされる手続き、流れがあり、忘れるわけにはいきません。オフィス移転に欠かせない手続きをご紹介します。

手続きはオフィス移転の半年前から

オフィス移転を行う場合、少なくとも移転の半年前から手続きを始める必要があります。新しいオフィスを探すことも大事ですが、まず大事なのは今いるオフィスの解約手続き。

基本的に解約通知は移転の半年前までに済ませないといけません。これが認められないと、オフィス移転は始まりませんし、解約料の支払いを始め、大きなトラブルになる場合も。

この後、原状回復や予算の取り決めなど、やるべきことがどんどん出てきます。原状回復をする場合も、オーナーが指定する業者に任せないといけない場合など色々なケースが想定されます。解約手続きは単に解約する旨を伝えればいいわけではなく、まっさらな状態で返す方法まで話し合う必要が出てきます。

複数の行政への手続きが必須

住居の引っ越しでは、転出届と転入届を出しますが、オフィス移転でもこれと同じようなことをします。まず法務局に登記の変更を行い、住所が変わったことを伝えないといけません。これは本店移転、支店移転いずれの場合も登記の変更を行います。

その後税務署や労働基準監督署、郵便局などにも各種手続きを済ませる必要があります。社会保険事務所や消防署などオフィス移転で住所が変更する際に連絡をしないと後で面倒なことに。厄介なことにオフィス移転に伴う提出期限は各行政で異なるので要注意。

例えば法務局であれば移転後2週間以内で提出すればいいのに対し、年金事務所の場合は移転後5日以内と相当なタイムラグがあります。また年金事務所へは、登記簿謄本のコピーを出さないと提出できないため、事実上移転後数日以内に法務局に足を運び、手続きを済ませないといけません。

銀行口座など手続きが必要なものは他にも

行政への手続きだけでかなりの量がありますが、他にもまだまだあります。法人でクレジットカードを契約していれば当然その変更が求められ、銀行口座も変える必要が出てきます。インターネットや電話回線の手続きを始め、移転してすぐ円滑に業務を始めるために前もって行うべき手続きも。行政への手続きは基本的に移転後に行うものがほとんどですが、移転前に済ませた方がいい手続きも多く存在します。

これをオフィス移転の担当者だけで行うのは明らかに大変です。複数人でチームを組み、オフィス移転に向けて手分けをして手続きをしていくのが一番。そして、オフィス移転におけるマニュアル、効率的な流れをメモにまとめ、リスト化しておくと後で便利でしょう。

この記事では、オフィス移転に必要な手続きについてご紹介しました。

数年に1度、それ以下の頻度で行うことが想定されるオフィス移転。そのノウハウを後輩たちに引き継ぐための準備もしておくべきでしょう。