企業は世界中の経済と同じように生きているものです。開業してわずか数年でもどんどん大きな企業へと発展することもめずらしくはありません。企業が大きくなれば従業員数も増え、今のオフィスでは手狭になってしまうこともあるでしょう。

また、企業の形態によってはより利便性の高い場所を求めて移転することもあります。企業の移転は一般家庭の引越しとは規模が違いますし、各種届出なども行わなければならないので、初めての移転を行う場合にはしっかりと準備をしておきたいものです。

そこで今回は、オフィス移転の流れと準備、移転の際に行う各種手続きなどを、それぞれわかりやすく説明します。

オフィス移転の準備10のポイント

オフィス移転を行うためにはあらかじめ手順をしっかりと頭に入れておき、社員全員が一丸となって事前準備を行わなければなりません。事前に流れや準備を知っておくと移転までがスムーズにできます。

そのためには10のポイントがあるので、そのポイントを一つずつ簡単に説明していきます。

オフィス移転のためのスケジュールを立てる

まずはオフィス移転のためのスケジュールを立てましょう。この時のスケジュールではいつからいつまでに移転作業を行う。という期間を決めておくと、その期間内に準備を整える気持ちに切り替えられます。

もしもオフィス移転を検討している段階で、物件が決まっていないのであれば、次の段階では物件探しを行う必要があります。物件がすでに決まっているのならば、物件探しを飛ばして次の段階にいきましょう。

オフィスの移転先である物件を探す

移転の計画だけを立てていて、移転先が決まっていないのであれば、物件探しを一番最初に行います。物件を探すときのポイントは、利便性が良いかどうか、業務に支障の出ない場所であるかどうかが重要です。

例えば音が多少なり出る業種であれば、近隣に住宅が無い場所を選べば騒音トラブルなどを予防することができます。デスクワークが中心であれば、駅の近くなど利便性の高い場所を探すと良いでしょう。

オフィススペースに応じたレイアウトの作成

物件が決まったら、次はオフィススペースに応じたレイアウトを行います。作業のしやすいレイアウトや家具、最新のOA機器があると作業効率が上がり、社員のモチベーションも上がるでしょう。

特にIT関連の企業では、オフィスにデスクを並べて大勢が作業を行うので、それぞれが集中しやすいレイアウトを行うのがおすすめです。予算に合わせて防音や明るさなども考慮すると良いでしょう。

必要なオフィス家具・OA機器の購入

レイアウトが決まったら、オフィス家具やOA機器の購入をします。多くの企業ではOA機器をレンタルで賄っているところもあるでしょう。その場合は新たにレンタル契約を行うと良いでしょう。

防音や集中力を高めるためのパーティションなども検討してみてはいかがでしょうか。

日程が決まったら引越し業者に見積もりを行う

移転する日程が決まり、オフィス家具やOA機器の搬入の日取りが決まったら、次は引越し業者に見積もりを行います。数社から見積もりを取って予算に合う業者を選ぶと良いでしょう。

オフィス移転は大きな出費を伴いますが、引越し業者を選ぶ時には安いから依頼するのではなく、業者の荷物の扱いの対応などについても考慮すると良いでしょう。

社内・社員へのオフィス移転の通達を行う

社内へオフィス移転がいつ行われるのか、そのスケジュールや移転先について通達を行います。ある程度スケジュールが決まった段階で通達する方が、社員も動きやすいというケースが多いようです。

ただし業種によっては移転が決まった段階で通達した方が良いケースもあるので、通達の時期についてはそれぞれの企業で決定すると良いでしょう。

不用品の整理・荷物の振り分けを行う

不用品の整理を行ったり、移転先に持っていく荷物の荷造りをするために、要るものと要らないものの振り分けを行います。

移転に必要な手続きを行う

オフィス移転を行うときには手続きも届出も一般の引越しよりも多いものです。事前に必要な書類を集めて必要個所を記載しておくと良いでしょう。なぜならば、届出は移転前、または移転後数日～1カ月以内に行う必要があるからです。

各種届出を提出する場所と届出するまでの期間をご紹介します。特に注意したいのは消防署に提出する書類です。移転先オフィスの改装工事を行うときに必要になることがあるので注意しましょう。

・労働基準局「労働保険名称所在地等変更届」移転後10日以内
・法務局「本店移転登記申請書」移転から2週間以内「支店移転登記申請書」移転から3週間以内
・税務署「異動届出書」移転後速やかに提出「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」移転から1か月以内
・都道府県税務署「事業開始等申告書」届出時期は地域によって違う
・公共職業安定所「雇用保険事業主事業所各種変更届」移転後10日以内
・年金事務所「適用事業所所在地名称変更届」移転から5日以内
・消防署「防災対象物使用開始届出書」移転の7日前までに、移転後の管轄の消防署に行う

書類等の情報の修正作業を行う

会社情報・パンフレット・名刺などの情報を移転先の情報に修正する必要があります。事前に新しく作成したりホームページの情報を修正する必要があります。

特に社員の持っている名刺は移転に間に合わせるように作成する必要があるでしょう。

オフィス移転後は移転前のオフィスの原状回復工事を行う

オフィス移転を行った後にもやることは残っています。それはこれまで使用していたオフィスの原状回復工事を行うことです。自社ビルであったとしても移転後に何かに使用することもあるでしょう。

使用するときにすぐに使えるようにするためにも、原状回復工事とその費用を移転コストの中に含めて考えた方が良いでしょう。退去するときには退去手続きも行いますが、手続きはオフィス移動サービスを利用しても良いでしょう。

事前に準備を行うことでスムーズなオフィス移転を

オフィス移転をする事情は企業によってそれぞれ違うものではありますが、いざ移転を行う段階になってからバタバタするのではなく、流れを把握してスケジュール通りに進行する方が、アクシデントが少なくスムーズです。

規模が大きければ大きいほど、オフィス移転は時間も労力もコストもかかるので、できるだけスムーズに進めるためにも、流れの把握と事前の準備はしっかりと行いましょう。

今回は、オフィス移転をスムーズに行うための、流れと移転の準備を行うポイント、そして各種届出先と届出書類、さらに提出するまでの期限をご紹介しました。

従業員のモチベーションがぐっと上がるスムーズな移転を目指して頑張りましょう。