企業においてオフィスを移転した際には必ず、取引先のクライアントや関係のある企業に対して移転をお知らせする案内状を送付する必要があります。
ただ、企業同士の場合は正式なビジネス文書の扱いとなるので、マナーなどにも注意して適切な案内状を送付しなければなりません。

しかしながら、企業における正しい案内状の送付方法について詳しく知っているという方は少ないのではないでしょうか？

そこで本記事では、オフィス移転後の案内状の送りかたについて紹介していきます。マナーや注意点についても解説いきますので最後までぜひ、ご覧ください。

オフィス移転後の案内状の送りかたは？

そもそも、オフィス移転に関しては頻繁に発生するものではないので、案内状を送付するのが初めてという場合もあるでしょう。
こちらでは、オフィス移転後の案内状の送りかたについて詳しく見ていきます。

オフィス移転の際の案内とは？

オフィス移転の際の案内というのはその名の通り、オフィス移転をする時にクライアントなどに対して移転先の住所や、電話番号など必要な会社情報を知らせるための文書のことをいいます。

企業がオフィス移転をおこなうと関係のある企業でも登録情報の変更等、事務的な処理も発生してきますので案内を必ず出す必要があります。

案内状を送付する時期は？

案内状に関しては遅くても実際に移転をおこなう約2週間前までには必ず、送付先に届くようにしましょう。
案内状を送付しなければいけない時期ということは、移転準備で忙しい時期ということにもなるため、早い段階から準備をしておくことが大切です。

送付先リストの作成や、案内状の実際の印刷までを含めて移転2週間前に届くようにするとなると、約2か月前から準備をしておくと余裕を持って案内状を送付することができます。

オフィス移転案内を送る際の注意点は？

冒頭でも少しお話しましたが、オフィス移転案内は企業の正式なビジネス文書となるため当然、マナーにも気をつけて送付しなければなりません。
こちらでは、案内状を送付する際のマナーや注意点について詳しく見ていきます。

送付漏れに注意する

企業においては重要なクライアントの方々も多いかと思うので、絶対に案内状の送付漏れがないようにすることが重要です。
ただ、どれだけ気をつけていても送付漏れがあったり、送り先に届かなかったということはあるでしょう。
そういった場合に備えて案内状の他にも必ず、電話やメールでも案内をしておくようにしましょう。

さらに自社のサイトにおいても移転のお知らせを掲載しておくと、より確実です。

移転先の地図の掲載

オフィスには当然、さまざまなクライアントの方々が訪問することも多いでしょう。

そのためオフィスへの訪問時に備え、案内状には移転先の地図も掲載しておくと親切かもしれません。
最寄り駅など新しいオフィスへのアクセス方法も記載しておくと、問題なくオフィスに訪問してもらうことができます。

本記事では、オフィス移転後の案内状の送りかたについてご紹介しました。

ただ案内状を送付するだけではなく、取引をして頂いているクライアントの方々に対して、いかに分かりやすく親切な案内をすることができるかどうかということがポイントとなってきます。

ぜひ、皆さんも本記事を参考に親切で失礼のない案内状を作成してみてはいかがでしょうか。