オフィス工事は働きやすい環境を構築し、生産性向上を図るための重要なプロジェクトです。しかし、工事には時間・コスト・手続きなど、多くの要素が関わるため、計画性が欠けると失敗のリスクが高まります。

この記事では、オフィス工事の基本的なステップや、工事をスムーズかつ成功させるための重要なポイントを解説します。初めてオフィス工事を行う企業担当者や、改装・移転を検討している方々に向けて役立つ情報をお届けします。

オフィス工事の基本的な流れ

オフィス工事を進める際の主なステップは以下のとおりです。

計画と要件定義

工事を始める前に、目的や要件を明確にすることが重要です。

目的の明確化：働き方改革・設備更新・デザインの刷新・生産性向上など、工事の目的を整理します。
必要要件の定義：面積、席数、動線、設備内容など、具体的な要件を明確にしましょう。
予算とスケジュール設定：あらかじめ予算上限と工事期間を設定し、計画に反映します。

設計とレイアウト作成

次に、オフィスの設計やレイアウトを検討します。

使いやすさの追求：作業効率を考えた動線設計や、収納・会議室の配置を検討します。
デザインの反映：企業イメージやブランドに合わせたデザインを選び、働くモチベーションを高める工夫を盛り込みます。

工事準備と許認可手続き

オフィスビルや法律による規制があるため、必要な手続きや準備を行います。

ビル管理会社との工事内容や日程の調整
消防法や建築基準法に基づく申請手続き

工事の実施と管理

実際に工事がスタートしたら、進捗管理と品質確認を行います。

現場管理

工事が安全に進行しているか確認する

進捗確認

工期に遅れがないか、随時確認し調整する

引き渡しとアフターフォロー

工事が完了したら、最終確認を行い、アフターサポートの体制も整えます。

オフィス工事を成功させるポイント

優先順位を決める

工事にはコストや時間がかかります。すべてを完璧に仕上げようとせず、目的に沿って優先順位を決めることが大切です。
例：設備の更新が最優先か、デザイン性の向上を重視するのか

業者選びは慎重に

オフィス工事の成否は、依頼する業者によって大きく左右されます。

選定のポイント

過去の実績、提案力、コスト、サポート体制を比較する

複数社から見積もりを取る

見積もりを比較し、コストパフォーマンスをチェック

工事中のコミュニケーションを徹底する

工事中は現場との密なコミュニケーションが欠かせません。

問題発生時の迅速な対応

遅れやトラブルは早期発見・早期対処が重要です。

アフターフォローまで確認する

工事後に不具合が発生することもあります。引き渡し後のサポート内容や保証期間を事前に確認しておきましょう。

失敗しやすいポイントと対策

工事スケジュールの遅延

原因

予算不足や手配ミス

対策

余裕を持ったスケジュール設定と、進捗管理の徹底

予算オーバー

原因

追加工事や見積もりの甘さ

対策

詳細な見積もり書の作成と、追加工事が発生しないよう事前の確認を行う

動線や機能性の欠如

原因

設計段階での検討不足

対策

従業員の意見を取り入れた設計やシミュレーションの実施

オフィス工事に取り組むメリット

生産性の向上

使いやすいオフィス環境が整うことで、従業員の作業効率が上がります。

働き方改革への対応

リモートワークやフリーアドレス制度に対応した柔軟なオフィス設計が可能になります。

企業イメージの向上

デザイン性の高いオフィスは、クライアントや採用候補者への好印象につながります。