オフィス移転は、企業の成長や働き方改革の一環として重要な転機です。しかし、移転には物件選びやレイアウト設計、業者手配、社員への周知など、膨大な準備と調整が伴います。スムーズな移転を実現するには、全体像を把握し、段階ごとにやるべきことを明確にしておくことが不可欠です。本記事では、オフィス移転を成功させるための重要なポイントと、役立つチェックリスト項目をわかりやすく解説します。

移転計画の立案とスケジュール管理

目的を明確にする

移転の第一歩は「なぜ移転するのか」を明確にすることです。人員増加への対応、立地改善、コスト削減、働き方改革など、目的を明らかにすることで、物件選定やレイアウトの方向性が定まります。

スケジュールを可視化する

移転作業には、最低でも6カ月前からの準備が理想です。物件選定、内装工事、各種手続き、引越し作業など、段階ごとのタスクをリスト化し、社内外の関係者と共有できるスケジュール表を作成しましょう。

物件選びと内装・レイアウトの設計

エリア選定と条件整理

立地条件（交通の利便性、顧客アクセス）、周辺環境、賃料などを総合的に判断してエリアを選びます。必要な広さや設備、将来的な拡張性も考慮しましょう。

働き方に合ったレイアウト設計

社員の働き方（固定席・フリーアドレス・在宅併用など）に合わせて、執務エリア・会議室・休憩スペースなどのバランスを取ったレイアウトが必要です。動線や視線にも配慮することで、快適なオフィス空間を実現できます。

移転に伴う手続きと社内調整

官公庁や取引先への届出

法人登記の変更、税務署・年金事務所・取引先への移転通知など、行政・法務手続きが必要になります。手続きの内容と期限を事前に確認し、漏れのないように準備を進めましょう。

社内周知と協力体制の構築

移転先の住所、通勤経路、座席変更などは、社員にとって大きな変化です。定期的に説明会や社内掲示を行い、不安や混乱を減らす工夫が求められます。また、部署ごとの担当者を決めて、協力体制を整えておくと移転作業もスムーズです。

オフィス家具とITインフラの整備

家具は“使いまわし”か“買い替え”か

現在使用中の家具を移設するか、新調するかも重要な判断ポイントです。サイズや使い勝手、オフィスの雰囲気に合うかなどを考慮し、必要であれば中古家具の活用も視野に入れましょう。

通信・ネットワーク環境の早期確保

インターネット回線や電話機、サーバー機器などのインフラ整備は、遅れると業務再開に支障が出ます。契約先との調整や設置スケジュールを早めに押さえ、稼働日当日からスムーズに利用できるように準備しましょう。